Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Subjek – Dokumentasi merupakan faktor penting bagi setiap perusahaan. Dokumen harus dilindungi dan dilestarikan karena isinya penting. Mengarsipkan dokumen Anda adalah sesuatu yang harus Anda lakukan untuk menjaga dokumen Anda tetap aman dan mudah ditemukan jika Anda membutuhkannya. Kami juga memiliki sistem pengarsipan untuk penyimpanan. Repositori adalah basis data fungsional atau sumber informasi yang dibuat oleh lembaga, organisasi, dan individu dalam berbagai bentuk.
Jenis penyimpanan dokumen ada bermacam-macam, dan Anda tidak bisa sembarangan memilih jenisnya karena harus disesuaikan dengan perusahaan. Dokumen kearsipan memerlukan suatu struktur yang memudahkan pekerjaan arsiparis dalam melakukan inventarisasi. Salah satu sistem pengarsipan yang bisa digunakan adalah dengan menggunakan software pengelolaan dokumen terbaik untuk mempercepat proses pengarsipan. Pengetahuan tentang perangkat lunak akuntansi diperlukan untuk memperkirakan biaya. Jadi jenis sistem pengarsipan apa yang harus kita waspadai? Baca informasinya pada artikel selanjutnya!
Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Menurut Muhidin dan Winath, sistem kearsipan adalah pengelolaan arkeologi dalam rangka menjamin penemuan kembali dan pemanfaatan arsip di masa depan. Kegiatan sistem kearsipan secara sistematis dan rasional mengatur dan mensistematisasikan bahan kearsipan, menyimpan dan memelihara arsip sedemikian rupa sehingga pemanfaatan ekonominya aman. Singkatnya, sistem kearsipan adalah fungsi manajemen yang bertujuan untuk menciptakan, melestarikan, menggunakan dan mengamortisasi bahan arsip. Tujuan dari sistem ini adalah untuk memudahkan penyimpanan dan pengambilan informasi penting. Selain itu, memiliki dokumen relevan yang sesuai dengan tujuan dan fakta peristiwa, kegiatan atau kegiatan.
Sistem Penyimpanan Arsip Perusahaan
Dengan sistem kearsipan yang kompatibel dengan sistem kearsipan perusahaan, pengelolaan penyimpanan data menjadi lebih mudah. Jika di kemudian hari Anda ingin mencari arsip lama, Anda dapat dengan mudah menemukannya karena Anda sudah memiliki sistem arsip. Pengelolaan kearsipan yang berarti perencanaan, pengorganisasian, penempatan kepegawaian, pengurusan dan penatalaksanaan atau pemeliharaan kearsipan dan sumber daya pengelolaan kearsipan. Mulai saat ini Anda bisa menyimpan dokumen dengan cara yang modern, yaitu dengan menggunakan sistem pengelolaan dokumen terbaik, Anda dapat menyimpannya dengan mudah.
Mengetahui definisi sistem file, Anda juga dapat menggunakan berbagai alat pengarsipan yang dapat Anda simpan sesuai dengan struktur perusahaan Anda. Jenis sistem pengarsipan berikut ada:
Sistem topik adalah sistem arsip yang disusun organisasi berdasarkan jenis masalah yang sering muncul. Perusahaan atau instansi pemerintah yang menangani keluhan pelanggan berhak untuk berpartisipasi dalam sistem ini. Cara penyimpanan topik disimpan dan dicari bergantung pada subjek email atau isi email.
Keuntungan menggunakan sistem topik adalah menghemat waktu pencarian dokumen karena isunya ada dalam satu repositori. Dokumen topik juga dapat diperluas dengan mudah dengan menyisipkan topik baru atau menambahkan subtopik ke topik utama.
Prosedur Penataan Surat Dokumen
Kerugian menggunakan sistem kearsipan dengan struktur tematik adalah sulitnya melakukan klasifikasi apabila terdapat benda-benda berbeda atau benda-benda yang hampir identik. Jika Anda tidak membatasi penggunaan ketentuan ini, penyimpanannya tidak berlaku. Daftar topik atau daftar terpisah dapat diperluas tanpa masalah. Untuk menyusun daftar klasifikasi diperlukan bantuan penelitian dari para ahli arkeologi. Menggunakan nama seseorang sebagai subjek mungkin mempersulit pencarian.
Sistem arsip berdasarkan abjad adalah sistem di mana arsip diurutkan berdasarkan abjad. Inti dari metode ini adalah menyusun arsip secara berurutan dari A sampai Z, mengikuti aturan pengindeksan. Untuk pendataan melalui sistem ini, mereka dibagi menjadi beberapa kelompok yaitu nama perseorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama kelompok atau perkumpulan. Urutan abjad mengharuskan organisasi mengikuti peraturan organisasi, sehingga semua anggota harus mengikuti prosedur organisasi.
Kelebihan tatanan ABC adalah struktur foldernya mudah dipahami. Mengelompokkan berdasarkan huruf yang mirip dapat mengurangi kesalahan dan membuat dokumen lebih mudah ditemukan. Dokumen dengan nama yang sama juga akan digabungkan. Keuntungan lainnya adalah surat masuk dan keluar disimpan bersebelahan dalam folder yang sama untuk memudahkan akses.
Kerugian dari sistem abjad adalah memberi label pada file besar memerlukan banyak usaha. Jika tidak memiliki SOP yang tepat, kesalahan penempatan file dapat terjadi dan file mudah rusak karena mudahnya mengubah huruf abjad. Jika Anda ingin menyimpan arsip, gunakan aturan pengindeksan. Jika kita ingin mengirim surat yang berkaitan satu sama lain tetapi dengan nama yang berbeda maka databasenya juga akan berbeda sehingga menimbulkan masalah jika kita ingin mencari dua surat di tempat yang berbeda.
Manfaat Sistem Penyimpanan Arsip Bagi Bisnis Anda
Sistem tanggal arsip adalah sistem yang mengkategorikan surat berdasarkan tanggal diterima dan dikirim, sehingga memudahkan pencarian surat berdasarkan waktu terjadinya. Dalam database, metode ini mengatur jumlah karakter harian, mingguan, dan bulanan.
Kelebihan sistem tanggal ini adalah cocok untuk email yang memiliki tenggat waktu dan datanya dapat disimpan dengan mudah. Kekurangannya adalah pencarian database sangat sulit karena memerlukan kombinasi huruf, bukan hanya tanggal. Ini berguna untuk kelompok kecil yang tidak mempunyai banyak kertas.
Sistem penomoran arsip berarti bahwa nomor digunakan sebagai pengganti nama orang atau kelompok ketika mengklasifikasikan dokumen. Modifikasi nomor tersebut disebut juga dengan sistem umpan langsung. Saat Anda mendefinisikan kode dalam database, cara terbaik untuk mengelompokkannya adalah berdasarkan edisi pertama. Berbagai sistem penomoran yang digunakan dalam arsip meliputi penomoran nilai, terminal, rata-rata, dan Hangex.
Kelebihan sistem ini adalah perhitungannya lebih sederhana dan cepat. Sistem ini dapat digunakan oleh semua jenis dokumen, bahkan pada saat pengarsipan dapat digabungkan menjadi angka ketika ditulis dengan bagian internal dan eksternal. Namun kekurangan dari sistem ini adalah pengolahan dokumen membutuhkan waktu yang lama. Menggunakan folder tambahan untuk berbagai jenis dokumen atau surat dan menyimpan semua data memerlukan lebih banyak ruang.
Pengarsipan Secara Sistem Abjad (alphabetical Filing System )
Zonasi dalam sistem kearsipan adalah pengelompokan arsip berdasarkan wilayah atau wilayah dalam suatu alamat pos atau dokumen. Jika ingin menyimpan dokumen dalam sistem ini, cara klasifikasinya adalah dengan mengelompokkan atau mengarsipkan menurut asal dan lokasi dokumen tersebut.
Kelebihan sistem ini adalah jika sudah mengetahui daerahnya maka akan lebih mudah mencari dokumen jika ada. Penghematan dapat dicapai secara langsung, tanpa bantuan link atau pointer. Kerugiannya saat ini adalah memerlukan perhitungan yang lebih tepat. Ada risiko penyimpanan yang salah jika Anda tidak mengetahui satuan luasnya. Jika ada dokumen yang judulnya tidak lengkap, maka akan sulit untuk menghubungkannya dan diperlukan SOP yang jelas dan detail.
Metode pengarsipan merupakan tahapan dalam pelestarian arsip. Ada dua jenis metode pengarsipan: pengarsipan sementara dan pengarsipan permanen. Berikut uraiannya:
File tertunda, juga dikenal sebagai file target, adalah proses pengarsipan yang berjalan sementara hingga dokumen selesai dieksekusi. Untuk itu pada kartu dibubuhi cap tanggal yang berlaku selama 3 (tiga) bulan. Setiap bulan berisi 31 folder tanggal, termasuk bulan ini, bulan berikutnya, dan bulan setelahnya. Untuk mengganti bulan, Anda harus menentukan ingin mengubah angka terdepan 12 (landmark). Untuk dokumen yang tertunda dalam jangka waktu tertentu, Anda dapat mengajukannya di bawah bulan dan tanggal cinta. Setelah proses selesai, simpan dokumen yang tertunda dalam file arsip dan letakkan dokumen yang tertunda di salah satu laci Departemen Pengumpulan Dokumen.
Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
Sebagian besar dokumen hilang karena perusahaan tidak memahami cara menyimpan data sehingga menimbulkan masalah saat dikirimkan ke fasilitas penyimpanan. Kecepatan pengambilan dokumen nyata bergantung pada sistem, perangkat keras, dan pengumpul data. Langkah-langkah untuk menyimpan adalah sebagai berikut:
Salah satu cara untuk mempercepat proses ini adalah dengan meningkatkan penyimpanan dokumen perusahaan Anda dengan sistem manajemen dokumen berbasis cloud terbaik. Dengan menggunakan sistem ini, penelitian dapat dilakukan dengan cepat karena tidak memakan waktu dan menghemat kertas serta ramah lingkungan karena menggunakan teknik baru yang menggunakan cloud. Dengan sistem pengelolaan dokumen terbaik, siapapun yang membutuhkannya dapat mengakses dokumen dimanapun dan kapanpun. Sistem ini sangat cocok untuk perusahaan yang menyimpan banyak dokumen. Selain peningkatan keamanan, fitur folder dan subfolder juga memungkinkan Anda mengelompokkan dokumen ke dalam beberapa kelompok.
Sekarang Anda mengetahui jenis penyimpanan dan manfaat sistem arsip. Sistem manajemen dokumen sangat penting untuk mempermudah penelitian jika Anda perlu memeriksa dokumen lama. Bayangkan Anda tidak punya rencana dan yang perlu Anda lakukan hanyalah mengumpulkan dokumen. Sulit ditemukan dan memakan waktu.
Permudah penyimpanan dokumen dengan sistem pengelolaan dokumen online terbaik. Jika Anda menggunakan perangkat lunak pengarsipan file, pencarian dokumen lama hanya akan memakan waktu beberapa detik. Keamanan dan kemudahan pengumpulan dokumen membantu perusahaan bekerja lebih cepat dan efisien. Unduh paket perangkat lunak manajemen dokumen kami dan dapatkan demo gratis untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana solusi kami dapat membantu bisnis Anda.
Pdf) Prosedur Sistem Penataan Arsip Di Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Manado
Penyedia solusi ERP yang menawarkan perangkat lunak terbaik untuk berbagai industri yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap bisnis. Ada banyak jenis sistem pengarsipan, namun tidak semuanya cocok untuk bekerja sama dengan perusahaan teregulasi atau lembaga pemerintah. Perlu diketahui bahwa sistem ini terutama ditujukan untuk memudahkan pengolahan data oleh para arsiparis atau arsiparis baik melalui aplikasi kearsipan maupun melalui peta kendali, yang keduanya memerlukan database yang profesional pada saat pendistribusian bahan sejarah.
Oleh karena itu, setiap sistem kearsipan perlu diketahui terlebih dahulu agar selanjutnya dapat memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan bagian kearsipan. Sistem pengarsipan apa yang banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia? Berikut penjelasan lengkapnya!
Seperti yang diungkapkan oleh Muhidin dan Winata (2016).
Pengertian sistem penyimpanan arsip, prosedur penyimpanan arsip sistem abjad, macam macam sistem penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip, prosedur penyimpanan arsip, makalah sistem penyimpanan arsip, berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah, penyimpanan arsip sistem wilayah, penyimpanan arsip sistem nomor, penyimpanan arsip sistem subjek, sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor, sistem penyimpanan arsip adalah