Cara Penyimpanan Arsip Sistem Abjad – Baik bagi organisasi maupun pimpinan, oleh karena itu penyelenggaraan dan pelestarian arsip sebaik-baiknya, agar memudahkan pencarian dokumen-dokumen yang diperlukan setiap saat, sangatlah penting baik dalam kehidupan organisasi maupun dalam pelaksanaan tugasnya. dari pihak manajemen.
3 Pada dasarnya manajemen sangat menginginkan arsip tertata rapi dan terorganisir sehingga memudahkan penyimpanan dan pengambilan dokumen yang diperlukan setiap saat secara cepat dan akurat.
Cara Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
4 Karena manajemen tidak mungkin mengurus arsip sendirian, maka manajemen berharap pegawai benar-benar dapat mengelola dan memelihara arsip untuk kepentingan manajemen dan seluruh organisasi. Berdasarkan hal tersebut seseorang harus mempunyai ketrampilan dan ketelitian, sehingga apabila sewaktu-waktu pengelola membutuhkan arsipnya, maka arsip tersebut disajikan dengan cepat dan akurat.
Cara Pengarsipan Dengan Alphabetic Filing System
5 Informasi memegang peranan penting dalam kehidupan suatu organisasi, karena informasi merupakan dasar pengambilan keputusan oleh manajer dalam menentukan kebijakan.
6 Informasi tersebut dapat berbentuk bahan tertulis dan dapat juga berbentuk lisan yang pada akhirnya harus diungkapkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan mempunyai kelemahan yaitu mudah dilupakan, tidak ada bukti yang meyakinkan walaupun mempunyai kelemahan. keuntungan. . Oleh karena itu, semua file yang berisi informasi bermanfaat harus diperhatikan dan dikelola/terorganisir dengan baik.
7 Kesimpulannya. Penataan arsip harus dilakukan agar dapat memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip jika diperlukan secara cepat dan tepat, oleh karena itu perlu ditentukan cara penyimpanan atau sistem pengorganisasian arsip.
Sistem file abjad. Sistem penyampaian masalah/pertanyaan/item. Sistem Penomoran/Sistem Penomoran. Sistem tanggal/urutan waktu/sistem penghitungan kronologis. Sistem file regional/regional/geografis.
Pdf) Kajian Manajement Arsip Dan Dokumen Dengan Sistem Modern Berbasis Teknologi Informasi
Sistem manajemen file biasanya digunakan untuk mengurutkan file dalam urutan A-Z berdasarkan aturan pengindeksan. Sistem pengarsipan berdasarkan abjad disusun dari A sampai Z, AA sampai Z, dan seterusnya.
3. Sistem penyimpanan dan pengambilan arsip berdasarkan abjad. Pada saat persiapan, setiap folder menampilkan nama pelapor dan disusun berdasarkan abjad berdasarkan dokumen yang tersedia.
11 Menyimpan atau menempatkan dokumen sesuai urutan abjad. Nama orang atau nama perusahaan tercantum di sini. Jadi kata-katanya disusun berdasarkan abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan susunannya sama persis dengan susunan kata dalam kamus.
Papan Insulasi Abjad Pengatur Sistem Folder Abjad Setiap folder (folder) menampilkan nama korespondennya dalam tata letaknya dan disusun menurut abjad sesuai dokumen yang tersedia.
Padpum6005 D D 20211: Materi Video Pengarsipan Sistem Abjad
13 Sistem alfabet ini merupakan sistem penyimpanan yang memungkinkan identifikasi dokumen secara sederhana dan mudah dimana karyawan dapat langsung membuka file penyimpanan dan melihat huruf abjad tanpa menggunakan alat seperti indeks atau disebut juga dengan sistem pengindeksan langsung.
Dokumen sering dicari dan dicari berdasarkan nama. Petugas ingin dokumen tersebut memiliki nama yang sama. Jumlah langganan komunikasi tinggi. Kata-kata lebih mudah diingat oleh semua orang.
15 Dalam memahami dokumen berdasarkan abjad, perlu diketahui beberapa istilah atau terminologi: Kode adalah tanda/simbol yang tertulis atau tertulis di atas kertas (dalam arsip) yang menunjukkan isi arsip. Kode yang digunakan dapat berupa alfanumerik dari nama yang ada di arsip (nama orang, nama organisasi, nama tempat/wilayah, nama fasilitas, atau nama fasilitas). Kodenya bisa berupa angka atau kombinasi huruf dan angka, tergantung sistem file yang digunakan.
Tindakan atau praktik mengidentifikasi atau menetapkan kode arsip dapat digunakan sebagai panduan dalam pengumpulan dan pemeliharaan arsip. Harap dicatat bahwa kode arsip dapat ditetapkan ke daftar indeks yang telah ditentukan sebelumnya tergantung pada sistem arsip yang digunakan. Kode diambil dari huruf pertama kata/judul yang diindeks.
Manajemen Kearsipan Iv
17 3. Indeks Daftar/tabel yang memuat pertanyaan pokok (judul) dan subtopik (subjudul) atau susunan subjudul menurut urutan abjad/numerik/kombinasi abjad. dan angka. Indeks berperan sebagai pedoman atau rujukan penting terhadap suatu karya karena dapat mengetahui kode arsip atau lokasi penyimpanan arsip sesuai dengan pertanyaan yang terdapat pada arsip.
18 4. Pengindeksan Pengindeksan adalah suatu cara untuk menemukan dan menentukan ciri-ciri atau simbol-simbol suatu dokumen yang dapat digunakan sebagai petunjuk dan karakter identifikasi (heading) untuk memudahkan urutan dokumen yang harus dimasukkan ke dalam file; Selain itu, lebih mudah mengetahui file mana yang harus ditemukan saat Anda membutuhkannya. 5. Urutan Abjad Urutan abjad adalah menyusun judul atau terjemahan atau judul arsip menurut urutan abjad. Urutan abjad bisa berdasarkan huruf atau kata.
19 6. Judul/Nama adalah nama yang terindeks yang kemudian digunakan sebagai pengenal. Dalam arsip, judul disebut juga title atau titel, titel atau pos. Judul/Judul merupakan pertanyaan kunci yang akan dijadikan kode pada saat pengumpulan dan penyimpanan arsip. Nama, prasasti atau nama dapat diambil dari nama orang, nama benda, nama tempat, nama organisasi, nama daerah, nama pokok persoalan (mata pelajaran); sebuah surat. Untuk menentukan kode arsip, judul atau nama harus diindeks terlebih dahulu.
Sangat mudah untuk mengurutkan surat berdasarkan nama organisasi/instansi/lembaga/perusahaan. Penghematan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Sederhana dan mudah dipahami baik dalam pekerjaan maupun tugas. Perangkat ini dapat digunakan untuk berbagai macam dokumen dan cocok untuk dokumen apa pun.
Pengarsipan Secara Sistem Abjad (alphabetical Filing System )
Pada sistem yang besar, dibutuhkan waktu yang lama untuk menemukan email atau dokumen yang diperlukan. Sulit untuk memiliki nama yang sama, apalagi nama manusia. Email bisa menjadi lebih relevan jika disusun berdasarkan topik. Misalnya, memelihara korespondensi, kontrak, catatan karyawan, dll.
Sistem alfabet membagi nama menjadi empat kelompok, yaitu Nama Pribadi. Nama Perusahaan (Nama Perusahaan/Nama Perusahaan). Nama Lembaga Negara (Nama Pemerintahan): Nama Organisasi/Asosiasi (Utusan Sipil):
Kata adalah kata yang terdiri dari satu suku kata, sehingga diindeks sebagai berikut: Judul/Judul Satuan 1 Bagian 2 Kode 1. Dearliana D 2. Suharto S 3. M Tengah
24 Nama ganda adalah kata yang terdiri lebih dari satu suku kata, sehingga diindeks berdasarkan suku kata belakang. Gelar/Nama Unit 1 Jurusan 2 Kode 1. Najira Idni Idni Najira I 2. Muhammad Muslih Muslih Muhammad M 3. Vera Veriska Veriska Vera V.
Manfaat Penyimpanan Dokumen Menggunakan Map Gantung (hanging Map)
25 3. Nama marga/suku/suku adalah nama seseorang yang diikuti dengan nama suku/suku/suku, sehingga diindeks berdasarkan nama marga/suku/suku, misal: TIDAK. Judul/Judul Bagian 1 Bagian 2 Kode 1. Aspin Sihombing Sihombing Aspin S 2. Bob Kuncholi Kuncholi Bob T 3. Simon Manupil Manupil Simon M.
26 Nama yang mempunyai singkatan di awal atau di akhir, dan tidak diketahui singkatannya, diindeks dengan nama lengkap, misalnya no. Nama/Sebutan Satuan 1 Bagian 2 Bagian 3 Kode 1. A. Rachman Rachman A R 2. M. Maulana S. Maulana S M 3. A.H. Nasution Nasution HN:
27 Nama yang mempunyai singkatan sebelum atau di akhir dan diketahui panjangnya, diindeks dengan menuliskan singkatannya secara lengkap, misal: Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode 1. S. Ranuwijaya Suandi Ranuwijaya S 2. B.M. Diya Bahruddin Muhammad Diya B 3. T.D. Teuku Daoud karya Marzuki T
28 Kata-kata yang menggunakan nama, sebaiknya nama asli atau nama belakang, dan gelar tidak diindeks, ditempatkan dalam tanda kurung pada satuan. Namun, jika judul diikuti oleh satu kata, judul tersebut juga akan terindeks.
Kekurangan Dan Kelebihan Chronological Filing System
Gelar keilmuan seperti : S.Pd, Dra, Dr, Ir, SH, SE, Prof. Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA, M.M, M.Si dll. Gelar-gelar keagamaan antara lain: Khajai, Haji, Haya, Ustaj, Bhiksu, Yang Mulia, Yang Mulia, dll.
30 gelar bangsawan seperti Raden, Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi, Kut, Ida Bagus/Ida Ayu, Kokorda, Lalu dll. Gelar seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jenderal, Komisaris Besar, dll. Jabatan seperti Presiden, Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati, Bupati, Kepala Desa, dll.
TIDAK. Judul/Judul Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Kode 1. Ir H. Ivan Zaivansya Ivan Zaivansya (H.Ir) I 2. Jenderal M. Panggabian Panggabian M (Umum) P 3. KRT. Vidyoyoprawiro Vidyoyoprawiro (KRT) C 4. Kyai Ahmad Dalan Dalan Achmad (Kyai) D 5. Monsignor Leo Sukoto Sukoto Leo (Monsignor) S.
32 7. Nama urutan lahir yang umum ditemukan di Bali mempunyai prioritas untuk diindeks, yaitu nama diri yang diikuti dengan nama urutan lahir. Judul/Judul Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Kode 1. Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus A 2. Dan Gusti Made Yono Yono Made Dan Gusti Y 3. Dan Gusti Nyoman Panji Tisna Panji Tisna Nyoman P.
Penyimpanan Arsip. Kel 2
33 8. Nama sebelum nama pemberian diindeks berdasarkan nama awal dan kemudian nama pemberian. TIDAK. Nama/Judul Unit 1 Bagian 2 Bagian 3 Kode 1. FX Suharso Suharso F X S 2. Leo Sukoto Sukoto Leo 3. Antonius Yatin Yatin Antonius I
34 9. Nama perempuan yang diikuti nama suami atau ayahnya diindeks terlebih dahulu dengan nama suami/ayahnya, misal. TIDAK. Nama/Judul Unit 1 Departemen 2 Departemen 3 Kode 1.Ny. Sadiah Zainuddin Zainuddin Sadiah (Ibu) Z 2.Ibu. Suchiati Suvirio. Suvirio Suchiati (Ibu) S 3. Ny. Gambar Gambar Legovo (Nyonya) L:
35 10. Nama yang menggunakan kata bin, binti diindeks dengan menggunakan nama belakang setelah kata bin/binti sebagai entri utamanya, misalnya no. Judul/Judul Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Kode 1. Ahmad bin Salim Bin Salim Ahmad S 2. Aminah binti Samidin Binti Samidin Aminah 3. Aziz bin Muslih Bin Muslih Aziz M
Barat, Jepang, Thailand, dll. nama diindeks berdasarkan nama belakang yang biasanya ditempatkan di akhir nama depan (nama panggilan), mis. TIDAK. Judul/Judul Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Kode 1. Robert John Kennedy Kennedy Robert John C 2. George Terry Terry George T 3. Thomas R Jones Jones Thomas R J
Course: Tata Kelola Administrasi Kearsipan
37 2. Nama-nama Eropa yang menggunakan tanda hubung diindeks sebagai satu kata, misalnya. TIDAK. Nama Satuan/Judul 1 Satuan
Sistem penyimpanan arsip elektronik, prosedur penyimpanan arsip sistem abjad, penyimpanan arsip sistem nomor, penyimpanan arsip sistem abjad, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, penyimpanan arsip sistem geografis, penyimpanan arsip sistem subjek, cara penyimpanan arsip, sistem arsip abjad, berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah, penyimpanan sistem abjad, sistem penyimpanan arsip