Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor – Ada banyak jenis sistem penyimpanan arsip, namun kurang cocok jika Anda menggunakan sistem untuk perusahaan yang dikelola atau instansi pemerintah. Perlu anda ketahui bahwa sistem ini biasanya digunakan untuk memudahkan pekerjaan para arsiparis atau petugas kearsipan, kartu melalui aplikasi atau pengendalian arsip, keduanya memerlukan keterampilan kearsipan yang efektif dalam klasifikasi arsip.
Untuk itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu masing-masing sistem penyimpanan arsip agar dapat memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan departemen kearsipan. Sistem penyimpanan arsip manakah yang umum digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia? Berikut penjelasan lengkapnya!
Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor
Menurut Muhyiddin dan Winata (2016), pelestarian arsip merupakan salah satu cara untuk menjamin arsip ditemukan kembali dan digunakan di masa depan. Selain itu, sistem pelestarian arsip mencakup semua kegiatan yang memberikan urutan yang sistematis dan logis, kegiatan pelestarian, pemeliharaan dan pengorganisasian arsip untuk penggunaan yang aman dan ekonomis.
Pengarsipan Secara Sistem Perihal ( Subject Filing System )
Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintah. Beberapa sistem tersebut antara lain:
Sistem penyimpanan arsip ini biasa digunakan oleh para arsiparis yang mengindeks atau mengklasifikasikan dokumen atau arsip berdasarkan angka atau angka, bukan berdasarkan nama orang atau organisasi. Penggantian ini disebut juga dengan sistem file tidak langsung, karena penentuan nomor arsip akan dilakukan terlebih dahulu berdasarkan kelompok masalahnya.
Kelebihan sistem pengarsipan berbasis nomor adalah sederhana, cepat dan dapat digunakan untuk semua jenis dokumen serta dapat dimasukkan sebagai nomor referensi pada saat pencocokan dengan pihak internal maupun eksternal.
Sedangkan kekurangan dari sistem ini adalah waktu pengindeksan yang lama, jumlah folder yang banyak digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, dan diperlukan lebih banyak ruang untuk menyimpan seluruh arsip.
Penyimpanan Arsip Sistem Subjek, Tanggal, Wilayah
Berbeda dengan yang pertama, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode pengorganisasian dokumen yang bekerja secara berurutan, dimulai dari arsip dan dimulai dari huruf Z dengan berpedoman pada kaidah indeks.
Keuntungan menggunakan sistem ini adalah urutan folder mudah dipahami, kesalahan diminimalkan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga memudahkan pencarian dokumen yang diperlukan.
Sedangkan kekurangan dari sistem abjad adalah membutuhkan banyak tenaga dalam memberi label pada folder, ada kemungkinan kesalahan penempatan file jika tidak ada SOP yang tepat, dan mudah dipalsukan karena tidak sesuai. berdasarkan abjad. . Surat mudah diganti
Jika Anda perlu mencari dokumen berdasarkan tanggal, sistem pengarsipan ini adalah pilihan yang tepat untuk diterapkan. Umumnya cara yang digunakan untuk pengindeksan dimulai dari tanggal tibanya dokumen atau surat kemudian disusun menurut frekuensi tertentu, misalnya harian. , mingguan, bulanan, bahkan tahunan.
Dalam Filing Sistem Nomor Dewey Diperlukan Hanging Folder Sebanyak
Kelebihan sistem ini adalah cocok untuk surat atau dokumen dengan tanggal tertentu, serta sederhana dan mudah untuk diindeks. Namun kelemahan sistem ini adalah sulitnya mencari kembali kapan sudah dirakit dan tidak bisa hanya menggunakan tanggal saja melainkan harus dipadukan dengan abjad.
Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang dikumpulkan berdasarkan isu-isu yang berulang. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok untuk instansi pemerintah atau perusahaan yang sering menangani keluhan pelanggan
Kelebihan sistem ini adalah mudahnya mencari informasi yang diperlukan dan dapat dikembangkan dengan jumlah nama dan mekanisme yang tidak terbatas, sedangkan kekurangannya adalah sulit untuk mengklasifikasikannya, apalagi jika terdapat beberapa benda atau benda yang sejenis. tapi berbeda satu sama lain. lain.
Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah sistem file geografis. Saat Anda menggunakan sistem ini, arsip biasanya dikelompokkan berdasarkan alamat pos atau wilayah atau wilayah yang ditentukan dalam dokumen. Dokumen-dokumen tersebut kemudian akan diklasifikasikan ke dalam kelompok atau lokasi penyimpanan berdasarkan dokumen, kota, wilayah atau negara.
Sistem Pengelolaan Kearsipan Yang Sesuai • Penataan Dokumen, Jasa Penataan, Jasa Arsip, Digitalisasi Arsip, Jasa Digitalisasi Arsip, Jasa Scan Dokumen, Alih Media Arsip, Jasa Alih Media, Jasa Kearsipan, Jasa Scanning, Penghancuran Dokumen
Kelebihan sistem ini adalah mudahnya mengetahui apakah informasi suatu field diketahui, dan apakah suatu dokumen tersimpan disana. Di sisi lain, kesalahan penyimpanan, kesulitan mengelompokkan simbol yang alamatnya tidak lengkap, dan kebutuhan SOP yang tepat dan detail juga tinggi.
Itulah beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui. Mana yang lebih tepat untuk perusahaan atau instansi pemerintah yang Anda kelola? Namun, Anda dapat mengelola sistem di atas dengan lebih mudah dengan menggunakan solusi manajemen arsip. Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi tim pemasaran kami – Dalam suatu perusahaan, instansi atau lembaga, arsip merupakan catatan proses bisnis dan tindakan dalam berbagai proses atau media. Selain itu, catatan juga dianggap sebagai aset penting karena menyimpan semua informasi dan detail penting perusahaan
Tanda tangan dan/atau stempel basah pada arsip yang sebenarnya (bukan foto, salinan atau film) merupakan bukti keaslian arsip. Dokumen kearsipan merupakan alat bukti hukum yang sah
Arsip primer adalah arsip yang merupakan salinan dari arsip aslinya. Arsip ini dapat berupa gambar, film atau print out dari komputer
Sistem Penyimpanan Arsip Yang Efektif Untuk Memaksimalkan Dokumentasi.
Cara ini mencatat organisasi, perusahaan, atau orang dengan menggunakan angka atau angka, bukan nama. Kelebihan sistem pencacahan adalah sistem penyimpanannya dapat diimplementasikan dengan mudah dan cepat
Sistem ini juga dapat digunakan untuk semua jenis dokumen. Namun sistem ini memerlukan waktu pengindeksan yang lama
Sistem ini didasarkan pada aturan pengindeksan. Dokumen-dokumen tersebut disusun berdasarkan abjad dari A sampai Z, dan karena menggunakan alfabet, kesalahan selama penyimpanan dapat diminimalkan.
Selain itu, sistem file berdasarkan abjad juga memudahkan pencarian. Sistem ini memerlukan SOP yang tepat untuk menghindari kesalahan pelabelan
Sistem Penyimpanan Arsip Perusahaan
Sistem penyimpanan arsip perusahaan berikutnya yang paling umum digunakan adalah sistem tanggal. Catatan diberi kode sesuai dengan tanggal dokumen dibuat atau diterima. Dokumen tersebut kemudian disimpan untuk jangka waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau tahunan.
Tanggal jatuh tempo saat ini cocok. Namun pengarsipan tidak bisa dilakukan hanya dengan menggunakan kode tanggal saja, melainkan dipadukan dengan beberapa angka atau simbol lain
Inilah tiga jenis sistem pencatatan perusahaan yang umum diterapkan. Dengan menyimpan catatan yang bersih, aman, dan akurat, Anda akan melindungi aset perusahaan semaksimal mungkin
Penyimpanan arsip sistem nomor, cara penyimpanan arsip sistem abjad, sistem penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip adalah, prosedur penyimpanan arsip sistem subjek, pengertian sistem penyimpanan arsip, makalah sistem penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, penyimpanan arsip sistem subjek, macam macam sistem penyimpanan arsip, 5 sistem penyimpanan arsip, penyimpanan arsip sistem wilayah